عن الوظيفة
يقدّم المساعد الإداري الدعم الإداري اللازم لسير العمل في المكتب بكفاءة، ويساند المديرين والموظفين في مهام متنوعة تتعلق بالتنظيم والتواصل. ويجب أن يتحلى المرشح المثالي بدقة عالية في التفاصيل وصبر كبير.
المسؤوليات
- الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها بوضوح، وتقديم المعلومات بالإجابة عن الاستفسارات والطلبات العامة
- تقديم الدعم العام للزوار واستقبالهم
- تنظيم الاجتماعات والمواعيد وجدولتها للرئيس التنفيذي والرئيس التنفيذي للعمليات ورؤساء الفرق
- حجز السفر (الفنادق والرحلات الجوية وغيرها)
- إعداد المراسلات من مذكرات وخطابات ونماذج وتوزيعها على الموظفين
- ترتيب الهدايا وتنظيم فعاليات المكتب في الأيام والمناسبات الخاصة
- أداء المهام الإدارية مثل الطباعة والأرشفة والنسخ والتجليد والمسح الضوئي وغيرها
- متابعة مخزون المستلزمات بفحصه لتحديد مستواه، وطلب المستلزمات المكتبية
- ضمان عمل المعدات من خلال متطلبات الصيانة الوقائية: طلب الإصلاحات، وتحديث سجلات جرد المعدات
- تحديث سجلات الإجازات مدفوعة الأجر للموظفين أولًا بأول
- التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة
- دعم قسم المحاسبة بمتابعة الفواتير وترتيب المستندات
- ترتيب جميع أعمال صيانة المكتب، مثل التنسيق مع شركات تنظيف السجاد، وإصلاح نظام التهوية، والعناية بالنباتات، وصيانة نظام الستائر وغيرها
المتطلبات
- شهادة جامعية
- إتقان MS Office و/أو G Suite
- اهتمام بالغ بالتفاصيل ومهارة في حل المشكلات
- مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي
- مهارات قوية في التنظيم والتخطيط
- معرفة بأنظمة إدارة المكاتب وإجراءاتها
- مهارات ممتازة في إدارة الوقت، والقدرة على أداء عدة مهام في آن واحد وترتيب أولويات العمل
- اللغة الإنجليزية