Sobre el puesto
La persona que ocupe este puesto presta apoyo administrativo para que la oficina funcione con eficiencia y ayuda a directivos y empleados en tareas muy diversas de organización y comunicación. La persona ideal debe ser extremadamente detallista y muy paciente.
Funciones
- Atender y derivar llamadas con claridad; dar información respondiendo a consultas y solicitudes generales
- Recibir y atender a las visitas
- Organizar y programar reuniones y citas para el CEO, el COO y los responsables de equipo
- Gestionar las reservas de viaje (hoteles, vuelos, etc.)
- Redactar y distribuir a los empleados circulares, cartas y formularios
- Organizar regalos y eventos de oficina en fechas y ocasiones especiales
- Realizar tareas administrativas como imprimir, archivar, fotocopiar, encuadernar, escanear, etc.
- Controlar el inventario de material comprobando las existencias; pedir material de oficina
- Garantizar el funcionamiento de los equipos mediante el mantenimiento preventivo: solicitar reparaciones y llevar el inventario de equipos
- Mantener al día el registro de vacaciones y días libres de los empleados
- Tratar la información sensible con confidencialidad
- Apoyar al departamento de contabilidad con el seguimiento de las facturas recibidas y emitidas y la organización de la documentación
- Organizar todo el mantenimiento de la oficina, como la limpieza de alfombras, las reparaciones del sistema de ventilación, el cuidado de las plantas, el mantenimiento de las cortinas, etc.
Requisitos
- Título universitario
- Dominio de MS Office y/o G Suite
- Gran atención al detalle y capacidad de resolución de problemas
- Excelente comunicación oral y escrita
- Gran capacidad de organización y planificación
- Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
- Excelente gestión del tiempo y capacidad para realizar varias tareas a la vez y priorizar
- Conocimientos de inglés