Über die Position
Die Büroassistenz sorgt mit administrativer Unterstützung für einen reibungslosen Büroablauf und steht Führungskräften und Mitarbeitenden bei vielfältigen Aufgaben rund um Organisation und Kommunikation zur Seite. Die Position verlangt höchste Sorgfalt und sehr viel Geduld.
Ihre Aufgaben
- Annahme und klare Weiterleitung von Telefonaten; Auskunft zu allgemeinen Fragen und Anliegen
- Empfang und Betreuung von Besuchern
- Organisation und Planung von Meetings und Terminen für CEO, COO und die Teamleitungen
- Buchung von Reisen (Hotels, Flüge usw.)
- Erstellung und Verteilung von Rundschreiben, Briefen und Formularen an die Mitarbeitenden
- Planung und Organisation von Geschenken und Büroveranstaltungen zu besonderen Tagen und Anlässen
- Administrative Aufgaben wie Drucken, Ablegen, Kopieren, Binden, Scannen usw.
- Verwaltung des Büromaterials durch regelmäßige Bestandskontrolle; Bestellung von Büromaterial
- Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Bürogeräte durch vorbeugende Wartung: Beauftragung von Reparaturen, Führung des Geräteinventars
- Laufende Pflege der Urlaubsübersicht der Mitarbeitenden
- Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
- Unterstützung der Buchhaltung durch Nachverfolgung eingehender und ausgehender Rechnungen und Ordnen der Unterlagen
- Organisation der gesamten Büroinstandhaltung, etwa Teppichreinigung, Reparaturen der Lüftungsanlage, Pflanzenpflege, Wartung der Vorhänge usw.
Ihr Profil
- Hochschulabschluss
- Sicherer Umgang mit MS Office und/oder G Suite
- Ausgeprägte Sorgfalt und Problemlösungskompetenz
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- Ausgeprägtes Organisations- und Planungstalent
- Kenntnisse in Systemen und Abläufen der Büroorganisation
- Sehr gutes Zeitmanagement, Multitasking-Fähigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Englischkenntnisse