O poziciji
Administrativni asistent pruža administrativnu podršku kako bi kancelarija radila efikasno. Pomaže menadžerima i zaposlenima kroz različite zadatke vezane za organizaciju i komunikaciju. Idealan kandidat mora biti veoma pažljiv prema detaljima i izuzetno strpljiv.
Odgovornosti
- Odgovaranje na telefonske pozive i njihovo jasno preusmeravanje; pružanje informacija kroz odgovore na opšta pitanja i zahteve
- Doček posetilaca i pružanje opšte podrške.
- Organizovanje i zakazivanje sastanaka i termina za CEO-a, COO-a i rukovodioce timova
- Organizovanje putovanja (hoteli, letovi itd.)
- Izrada i distribucija dopisa, pisama i obrazaca zaposlenima.
- Nabavka poklona i organizovanje događaja u kancelariji za posebne dane i prilike.
- Obavljanje administrativnih poslova kao što su štampanje, arhiviranje, kopiranje, koričenje, skeniranje itd.
- Vođenje evidencije kancelarijskog materijala i provera zaliha; naručivanje kancelarijskog materijala
- Staranje o ispravnosti opreme kroz redovno preventivno održavanje: pozivanje servisa, vođenje evidencije opreme
- Ažurno vođenje evidencije o godišnjim odmorima zaposlenih
- Poverljivo postupanje sa osetljivim informacijama
- Podrška računovodstvu kroz praćenje računa i faktura i sređivanje dokumentacije.
- Organizovanje celokupnog održavanja kancelarije, kao što su angažovanje servisa za čišćenje tepiha, popravke ventilacije, nega biljaka, održavanje sistema za zavese itd.
Uslovi
- Fakultetska diploma
- Poznavanje paketa MS Office i/ili G Suite
- Izuzetna pažnja prema detaljima i veština rešavanja problema
- Odlične veštine pisane i usmene komunikacije
- Izražene organizacione veštine i veštine planiranja
- Poznavanje sistema i procedura za vođenje kancelarije
- Odlično upravljanje vremenom i sposobnost da se istovremeno obavlja više zadataka i određuju prioriteti
- Znanje engleskog jezika