포지션 소개
총무 어시스턴트는 사무실이 효율적으로 운영되도록 행정 업무를 지원하며, 업무 조율과 커뮤니케이션에 관련된 다양한 일로 관리자와 직원을 돕습니다. 매우 꼼꼼하고 인내심이 강한 분이어야 합니다.
주요 업무
- 전화 응대 및 담당자 연결, 일반 문의와 요청에 대한 안내
- 방문객 응대 및 전반적인 지원
- CEO, COO, 팀장의 회의 및 일정 조율
- 출장 예약(호텔, 항공권 등)
- 직원 대상 공지문, 서신, 양식 작성 및 배포
- 기념일과 특별한 날의 선물 준비 및 사내 행사 기획
- 인쇄, 문서 정리, 복사, 제본, 스캔 등 사무 행정 업무
- 재고 확인을 통한 비품 재고 관리 및 사무용품 주문
- 예방 정비를 통한 사무 기기 관리: 수리 요청, 기기 재고 관리
- 직원 연차(유급 휴가) 기록을 최신 상태로 관리
- 민감한 정보의 기밀 유지
- 청구서와 인보이스 관리 및 증빙 서류 정리를 통한 회계팀 지원
- 카펫 청소 업체 섭외, 환기 시스템 수리, 화분 관리, 커튼 시스템 정비 등 사무실 시설 관리 전반
자격 요건
- 대졸 이상
- MS Office 또는 G Suite 활용 능력
- 탁월한 꼼꼼함과 문제 해결 능력
- 뛰어난 서면 및 구두 커뮤니케이션 능력
- 체계적인 업무 조직력과 계획 수립 능력
- 사무 관리 시스템 및 절차에 대한 이해
- 뛰어난 시간 관리 능력, 멀티태스킹 및 업무 우선순위 설정 능력
- 영어 능력