Pozisyon Hakkında
İdari Asistan, ofisin verimli şekilde işlemesi için idari destek sağlar. Organizasyon ve iletişimle ilgili çeşitli görevlerde yöneticilere ve çalışanlara destek olur. İdeal aday, detaylara son derece önem veren ve çok sabırlı biri olmalıdır.
Sorumluluklar
- Telefon görüşmelerini net bir şekilde karşılamak ve ilgili kişilere yönlendirmek; genel soru ve taleplere yanıt vererek bilgi sağlamak
- Ziyaretçileri karşılamak ve onlara genel destek sağlamak.
- CEO, COO ve ekip liderleri için toplantı ve randevuları organize etmek ve planlamak
- Seyahat rezervasyonlarını yapmak (otel, uçuş vb.)
- Çalışanlara yönelik iç yazışmaları (bilgi notları, yazılar ve formlar) hazırlayıp dağıtmak.
- Özel gün ve vesilelerde hediyeleri ve ofis etkinliklerini organize etmek.
- Çıktı alma, dosyalama, fotokopi, ciltleme, tarama vb. idari işleri yürütmek.
- Stok seviyesini kontrol ederek sarf malzemesi envanterini takip etmek; ofis malzemelerinin siparişini vermek
- Önleyici bakım gerekliliklerini yerine getirerek ekipmanların çalışır durumda olmasını sağlamak: arızalar için servis çağırmak, demirbaş envanterini tutmak
- Çalışanların izin kayıtlarını güncel tutmak
- Hassas bilgileri gizlilik içinde yönetmek
- Ödemeleri ve faturaları takip ederek, evrakları düzenleyerek muhasebe departmanına destek olmak.
- Halı yıkama, havalandırma sistemi onarımları, bitki bakımı, perde sistemlerinin bakımı vb. tüm ofis bakım işlerini organize etmek.
Aranan Nitelikler
- Üniversite mezunu
- MS Office ve/veya G Suite programlarına hâkim
- Detaylara son derece dikkat eden ve problem çözme becerisi çok iyi olan
- Yazılı ve sözlü iletişim becerileri çok iyi olan
- Organizasyon ve planlama becerileri güçlü
- Ofis yönetimi sistemleri ve prosedürleri hakkında bilgi sahibi
- Zaman yönetimi çok iyi, aynı anda birden fazla işi yürütebilen ve işleri önceliklendirebilen
- İngilizce bilgisine sahip