À propos du poste
L’assistant administratif apporte un soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Il accompagne les managers et les collaborateurs dans diverses tâches liées à l’organisation et à la communication. Le candidat idéal fait preuve d’une grande rigueur et d’une patience à toute épreuve.
Missions
- Répondre aux appels téléphoniques et les orienter avec clarté ; renseigner les interlocuteurs en répondant aux questions et demandes générales
- Accueillir les visiteurs et leur apporter une assistance générale.
- Organiser et planifier les réunions et rendez-vous du CEO, du COO et des responsables d’équipe
- Réserver les déplacements (hôtels, vols, etc.)
- Rédiger et diffuser auprès des collaborateurs les notes internes, courriers et formulaires.
- Organiser les cadeaux et les événements du bureau lors des fêtes et occasions particulières.
- Assurer les tâches administratives telles que l’impression, le classement, la photocopie, la reliure, la numérisation, etc.
- Gérer l’inventaire des fournitures en vérifiant le niveau des stocks ; commander les fournitures de bureau
- Veiller au bon fonctionnement des équipements en assurant leur maintenance préventive : faire appel aux réparateurs, tenir à jour l’inventaire du matériel
- Tenir à jour le suivi des congés des collaborateurs
- Traiter les informations sensibles en toute confidentialité
- Assister le service comptable en assurant le suivi des factures et en classant les documents.
- Organiser l’ensemble de l’entretien des locaux : nettoyage des moquettes, réparation de la ventilation, entretien des plantes, maintenance des rideaux, etc.
Profil recherché
- Diplôme de l’enseignement supérieur
- Maîtrise de MS Office et/ou G Suite
- Grande rigueur et capacité à résoudre les problèmes
- Excellentes qualités de communication écrite et orale
- Solides compétences en organisation et en planification
- Connaissance des outils et procédures de gestion administrative
- Excellente gestion du temps, capacité à mener plusieurs tâches de front et à hiérarchiser les priorités
- Pratique de l’anglais