Despre post
Asistentul administrativ oferă sprijinul administrativ necesar pentru buna funcționare a biroului. Sprijină managerii și angajații printr-o varietate de sarcini legate de organizare și comunicare. Candidatul ideal trebuie să fie foarte atent la detalii și extrem de răbdător.
Responsabilități
- Preluarea și direcționarea clară a apelurilor telefonice; oferirea de informații ca răspuns la întrebări și solicitări generale
- Sprijin general pentru vizitatori și primirea acestora.
- Organizarea și programarea ședințelor și a întâlnirilor pentru CEO, COO și coordonatorii echipelor
- Rezervarea călătoriilor (hoteluri, zboruri etc.)
- Redactarea și distribuirea către angajați a corespondenței: note interne, scrisori și formulare.
- Organizarea cadourilor și a evenimentelor de birou cu ocazia zilelor și a momentelor speciale.
- Sarcini administrative precum printarea, arhivarea, copierea, legarea, scanarea etc.
- Gestionarea stocului de consumabile prin verificarea nivelului acestuia; comandarea rechizitelor de birou
- Asigurarea funcționării echipamentelor prin întreținerea lor preventivă: solicitarea reparațiilor, ținerea evidenței echipamentelor
- Ținerea la zi a evidenței concediilor de odihnă ale angajaților
- Tratarea confidențială a informațiilor sensibile
- Sprijinirea departamentului de contabilitate prin urmărirea plăților și a facturilor și organizarea documentelor.
- Organizarea întregii întrețineri a biroului, de exemplu curățarea mochetei, repararea sistemului de ventilație, îngrijirea plantelor, întreținerea sistemului de draperii etc.
Cerințe
- Studii superioare
- Cunoașterea MS Office și/sau G Suite
- Atenție deosebită la detalii și abilități de rezolvare a problemelor
- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală
- Abilități solide de organizare și planificare
- Cunoașterea sistemelor și a procedurilor de administrare a biroului
- Foarte bună gestionare a timpului, capacitatea de a lucra pe mai multe planuri și de a stabili priorități
- Cunoașterea limbii engleze