Σχετικά με τη θέση
Η θέση παρέχει διοικητική υποστήριξη ώστε το γραφείο να λειτουργεί αποτελεσματικά, υποστηρίζοντας τα στελέχη και τους εργαζομένους σε ποικίλες εργασίες οργάνωσης και επικοινωνίας. Το ιδανικό άτομο για τη θέση πρέπει να δίνει μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και να έχει πολλή υπομονή.
Αρμοδιότητες
- Απάντηση και προώθηση τηλεφωνικών κλήσεων με σαφήνεια· παροχή πληροφοριών σε γενικές ερωτήσεις και αιτήματα
- Υποδοχή επισκεπτών και γενική εξυπηρέτησή τους.
- Οργάνωση και προγραμματισμός συναντήσεων και ραντεβού για CEO, COO και επικεφαλής ομάδων
- Κρατήσεις για ταξίδια (ξενοδοχεία, πτήσεις κ.λπ.)
- Σύνταξη και διανομή εσωτερικών σημειωμάτων, επιστολών και εντύπων προς τους εργαζομένους.
- Οργάνωση δώρων και εκδηλώσεων γραφείου σε ειδικές ημέρες και περιστάσεις.
- Διοικητικές εργασίες όπως εκτυπώσεις, αρχειοθέτηση, φωτοαντίγραφα, βιβλιοδεσία, σαρώσεις κ.λπ.
- Παρακολούθηση των αναλωσίμων με έλεγχο του επιπέδου αποθεμάτων· παραγγελία ειδών γραφείου
- Διασφάλιση της καλής λειτουργίας του εξοπλισμού μέσω της προληπτικής συντήρησης: κλήση τεχνικών για επισκευές, τήρηση απογραφής εξοπλισμού
- Τήρηση ενημερωμένου αρχείου αδειών των εργαζομένων
- Εμπιστευτικός χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών
- Υποστήριξη του λογιστηρίου με παρακολούθηση λογαριασμών και τιμολογίων και οργάνωση των παραστατικών.
- Οργάνωση όλων των εργασιών συντήρησης του γραφείου, όπως καθαρισμός χαλιών, επισκευές του συστήματος εξαερισμού, φροντίδα φυτών, συντήρηση κουρτινών κ.λπ.
Απαιτούμενα προσόντα
- Πτυχίο ΑΕΙ
- Πολύ καλή γνώση MS Office ή/και G Suite
- Εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια και ικανότητα επίλυσης προβλημάτων
- Άριστες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Πολύ καλές οργανωτικές ικανότητες και ικανότητα προγραμματισμού
- Γνώση συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
- Άριστη διαχείριση χρόνου, ικανότητα χειρισμού πολλών εργασιών ταυτόχρονα και ιεράρχησης προτεραιοτήτων
- Γνώση αγγλικών