Il ruolo
L’Assistente amministrativo offre supporto amministrativo per garantire il buon funzionamento dell’ufficio. Affianca manager e dipendenti in diverse attività legate all’organizzazione e alla comunicazione. La persona ideale deve essere estremamente precisa e molto paziente.
Mansioni
- Rispondere alle telefonate e smistarle con chiarezza; fornire informazioni rispondendo a domande e richieste generali
- Accogliere i visitatori e fornire loro supporto generale.
- Organizzare e pianificare riunioni e appuntamenti per il CEO, il COO e i responsabili dei team
- Prenotare viaggi e trasferte (hotel, voli ecc.)
- Redigere e distribuire ai dipendenti comunicazioni interne, lettere e moduli.
- Organizzare regali ed eventi in ufficio in occasione di ricorrenze e momenti speciali.
- Svolgere attività amministrative come stampa, archiviazione, fotocopie, rilegatura, scansione ecc.
- Gestire l’inventario del materiale di consumo controllando il livello delle scorte; ordinare il materiale per l’ufficio
- Garantire il funzionamento delle attrezzature curandone la manutenzione preventiva: chiamare i tecnici per le riparazioni, tenere aggiornato l’inventario delle attrezzature
- Tenere aggiornato il registro di ferie e permessi dei dipendenti
- Trattare le informazioni sensibili con riservatezza
- Supportare l’ufficio contabilità monitorando bollette e fatture e organizzando la documentazione.
- Organizzare tutta la manutenzione dell’ufficio, come pulizia delle moquette, riparazioni dell’impianto di ventilazione, cura delle piante, manutenzione delle tende ecc.
Requisiti
- Laurea
- Ottima conoscenza di MS Office e/o G Suite
- Grande attenzione ai dettagli e capacità di problem solving
- Ottime capacità di comunicazione scritta e orale
- Spiccate capacità organizzative e di pianificazione
- Conoscenza dei sistemi e delle procedure di gestione dell’ufficio
- Ottima gestione del tempo, capacità di lavorare in multitasking e di stabilire le priorità
- Conoscenza della lingua inglese